Zapier ou comment automatiser les tâches de votre business

Vous venez à peine de démarrer votre business en ligne que vous êtes déjà submergé par tous les outils, logiciels et applications à utiliser au quotidien. Si seulement vous pouviez vous concentrer uniquement sur votre cœur de métier, mais il y a toujours des emails à traiter, des articles à partager sur les réseaux sociaux, des nouveaux contacts à ajouter, etc. Vous perdez un temps fou avec ça !

Une solution existe : Zapier. Incontournable pour automatiser un business, il se charge de toutes les tâches pénibles, chronophages et répétitives pour que vous puissiez gagner en productivité. Je vous le dis : vous n’allez plus pouvoir vous en passer !

Automatiser ses tâches pour son business en ligne : la clé de la productivité

Avoir un business en ligne, c’est prenant ! Que ce soit du e-commerce, du coaching en ligne, un blog qui rapporte de l’argent… il y a toujours 36 000 choses à faire. Il y a bien évidemment votre cœur de métier, ce pour quoi vous êtes motivé, mais il y a aussi d’autres parties moins sympas, mais pourtant nécessaires au bon développement de son activité. Je pense principalement aux emails, aux réseaux sociaux, au support client, à la gestion du planning, à la comptabilité et bien d’autres.

Problème : une journée ne dure que 24 heures ! Je ne connais pas un seul entrepreneur au monde qui ne cherche pas à être plus productif. C’est d’ailleurs un des sujets qui revient tout le temps sur le tapis. Car qui dit productivité, dit augmentation du chiffre d’affaires, plus de temps libre, gain d’énergie, etc.

La solution idéale pour remédier à ça, est de déléguer au maximum ce que l’on ne veut pas ou ne peut pas faire afin de se recentrer sur le plus important. J’en parle beaucoup, mais c’est pour moi une évidence : vous devez travailler sur le mode 20/80. Appelez ça comme vous voudrez, loi de Pareto ou peu importe, mais vous devez réfléchir en termes de rentabilité. Dans toute tâche professionnelle ou non, il y a toujours un petit pourcentage des actions (20 % en moyenne) qui vous rapporte 80 % des résultats.

Par exemple :

• 20 % de vos clients vous apportent 80 % de votre chiffre d’affaires.
• 20 % de la population détient 80 % de la richesse.
• 20 % des vêtements dans votre armoire sont portés 80 % du temps.
• Etc.

Concrètement, cela signifie que pour être plus productif, vous devez vous focaliser sur ces 20 % et éliminer le reste, soit tout ce qui ne vous apporte pas vraiment de valeur ajoutée. Cela ne sert donc à rien de passer des heures sur le design de votre site ou de répondre à des commentaires YouTube, Facebook et compagnie.

Alors bien sûr, plus votre business en ligne fonctionne et plus vous pouvez vous permettre de déléguer. Je considère qu’à partir du moment où vous déléguez toutes les tâches qui sont inférieures à votre valeur horaire, c’est bénéfique.

Vous pouvez faire plus simple que d’embaucher du personnel. Pour toutes les petites tâches simples, chronophages et répétitives, il existe des outils d’automatisation géniaux, comme Zapier.

Depuis que je m’en sers, je ne peux plus m’en passer. Je vous explique juste en dessous comment ça fonctionne.

Zapier, comment ça marche ?

Zapier https://zapier.com/ est donc un outil d’automatisation qui vous permet de synchroniser plusieurs applications entre elles pour effectuer des petites tâches simples, chronophages et répétitives. Un service formidable pour toute entreprise du web ou pas qui fait gagner un temps considérable.

Que ce soit pour l’emailing, la gestion de votre agenda, le service client, les réseaux sociaux, les alertes et autres, Zapier se charge de tout.

Concrètement, qu’est-ce que vous pouvez faire avec Zapier en automatique ?

• Télécharger les pièces jointes de vos emails dans Google Drive.
• Vous prévenir lorsqu’un email est considéré comme urgent.
• Ajouter un contact à une liste d’emails.
• Partager un article sur plusieurs réseaux sociaux en même temps.
• Envoyer un rappel de participation à un événement.
• Recevoir une notification lors d’un paiement.
• Publier des vidéos YouTube sur votre blog WordPress.
• Et plein d’autres choses encore.

En fait, il existe une infinité de possibilités, c’est juste à vous de créer votre automatisation selon votre besoin, un zap, comme on dit. Et vu le nombre d’applications qui sont intégrées dans la plateforme, vous êtes sûr de trouver chaussure à votre pied. Google Drive, Gmail, Facebook, Trello, ActivCampaign, ClickFunnels, YouTube, Shopify, WordPress, Aweber, Zoom, etc. Au total, plus de 2 000 applications pour automatiser votre business !

Pour s’en servir, c’est très simple, rendez-vous plus bas dans l’article pour le tuto facile Zapier.

Vient maintenant la question du prix. Bonne nouvelle, vous pouvez automatiser vos tâches gratuitement si vous utilisez au maximum 5 zaps jusqu’à 100 fois par mois.

À noter : certaines applications ne sont pas disponibles dans la version gratuite.

Pour plus de liberté, vous avez le choix entre plusieurs formules avec abonnement au mois ou à l’année :

• Entrée : 20 zaps et 750 tâches/mois pour 19,99 $/mois annuel ou 24,99 €/mois mensuel.
• Professionnel : zaps illimités et 2 000 tâches/mois pour 49 $/annuel ou 61,25 $/mensuel.
• Équipe : zaps illimités et 50 000 tâches/mois pour 299 $/annuel ou 373,75 $/mensuel.
• Entreprise : zaps illimités et 100 000 tâches/mois pour 599 $/annuel ou 748,75 €/mensuel.

À noter : Pour chaque formule, vous pouvez augmenter le nombre de tâches effectuées dans le mois. Le prix varie donc en fonction.

Plus l’abonnement est important et plus vous bénéficiez d’avantages supplémentaires (temps de mise à jour raccourci, relecture automatique, assistance, etc.).

Avantages et inconvénients de Zapier

Je vous l’ai dit : pour moi, Zapier fait partie des outils en ligne incontournables pour développer un business. Vous n’êtes pas encore convaincu ? Vous ne savez pas encore si vous devez lui faire confiance ? Voici la liste de tous ses avantages et inconvénients (oui, personne n’est parfait…).

8 Avantages de Zapier

Je vous propose 8 avantages à utiliser cet outil d’automatisation.

1. Un gain de temps et d’énergie. Il vous fait économiser plusieurs heures par semaine et vous évite de vous disperser dans votre business.
2. Une multitude d’applications, plus de 2 000 au total. Vous pouvez donc créer tous les zaps que vous voulez.
3. Une grande flexibilité de l’outil, car il s’adapte à n’importe quelle demande. Il est parfait pour tout entrepreneur du web, du petit au grand besoin.
4. Un outil facile à prendre en main. Il ne nécessite pas de savoir coder, idéal si vous n’avez pas l’âme d’un geek.
5. Un travail bien fait, sans erreur ni oubli possibles. Comme on dit, l’erreur est humaine. Ça tombe bien, Zapier est un robot.
6. Une gestion rapide et immédiate de toutes les informations. Si vous travaillez à plusieurs, toute l’équipe est avertie en temps et en heure.
7. Des statistiques visibles et une vue d’ensemble sur les chiffres. Plus pratique pour savoir où vous en êtes dans votre business.
8. Une offre gratuite pour débuter. Vous pourrez ensuite passer au niveau supérieur si votre business décolle.

3 inconvénients

J’ai quand même noté 3 inconvénients de Zapier.

1. Certaines intégrations basiques. Elles mériteraient quelques améliorations sur certains points que l’on doit revoir manuellement.
2. Des connaissances dans la technique pour pouvoir exploiter l’outil à fond. Rassurez-vous, vous pouvez bien l’utiliser même si vous n’y connaissez rien.
3. Des tarifs qui peuvent vite grimper en flèche. Mais pour moi, c’est extrêmement rentable, car si vous en avez besoin, c’est que votre business le permet.

Tutorial Zapier : créer un zap

Vous connaissez maintenant la théorie, passons à la pratique ! Comment utiliser Zapier et créer un zap (une automatisation) ? Voici mon tutorial facile Zapier pour réaliser votre premier zap;

Pour commencer, il suffit de créer un compte gratuit ou payant, de remplir les informations classiques et de sélectionner les applications que vous utilisez fréquemment.

Vous voilà arrivé sur le tableau de bord (en anglais, mais rien de bien compliqué) avec vos zaps, votre historique, vos applications, etc.

Pour créer un zap, cliquez sur le bouton Make a Zap en orange, en haut à droite.

Si ceci, alors cela

Le principe de l’automatisation sur Zapier fonctionne toujours ainsi :

1. “Quand il se passe ceci” (un email urgent reçu, une publication Instagram, un nouveau client, etc.). C’est l’action déclencheur.
2. “Alors, je demande à Zapier de faire cela” (m’envoyer une notification, une publication sur tous les réseaux sociaux, l’envoi d’un message de remerciements, etc.). C’est l’action déclenchée.

C’est un format assez binaire et simpliste : si ceci, alors cela.

Étape 1 : gérer le déclencheur (trigger event)

Pour l’étape 1, vous devez choisir une application et l’événement pour effectuer l’action déclencheur (trigger event).

Cliquez sur le bouton Continue puis Zapier vous demande de vous connecter à l’application pour confirmer qu’il s’agit bien de vous. Vous pouvez aussi faire un test pour être sûr que tout fonctionne. Cliquez à nouveau sur Continue.

Étape 2 : configurer l’événement à réaliser (action event)

Pour l’étape 2, c’est la même chose. Sélectionnez l’application et l’événement à faire (action event), continuez, testez puis cliquez sur Turn on Zap. Vous devez bien sûr entrer tous les paramètres pour créer votre zap.

Conclusion : mon avis sur Zapier

Vous voyez, Zapier est extrêmement simple d’utilisation et les possibilités d’automatisation sont infinies. Cependant, je vous invite à créer des zaps qui vous sont vraiment utiles dans votre business. Quelles sont les tâches répétitives qui peuvent être automatisées ? À partir de là, vous savez comment procéder.

J’espère que cet article vous aura plu. Pour connaître toutes les stratégies qui m’ont permis de devenir millionnaire, rejoignez-moi dans mon Club Privé Business.