Proverbe : Avant d’optimiser vos ventes, commencez par mesurer la qualité de vos rendez-vous.
Aujourd’hui, je voulais répondre à une question que j’ai reçue de la part d’un entrepreneur de mon Mastermind & Tunnel de Vente :
Quels KPI mesurer pour le setting de votre entreprise ?
Le setting, c’est l’art de transformer un prospect en rendez-vous réellement qualifié, grâce à une prise de contact proactive et un process structuré (messages, appels, relances), afin d’augmenter les ventes.
L’objectif du setting n’est pas de vendre, mais de créer les conditions idéales pour que la vente ait lieu, tout en protégeant le temps du closer et en améliorant la performance commerciale du tunnel de vente.
Ci-dessous, les 12 KPI indispensables pour réussir son setting
Retrouvez maintenant les 7 KPI prioritaires du setting pour scaler votre business
C’est parti pour les 12 KPI à identifier pour votre setting.
KPI #1 : LE VOLUME DE RENDEZ-VOUS GÉNÉRÉS
La question à se poser :
Combien de rendez-vous qualifiés avez-vous générés au cours des 7 à 30 derniers jours ?
Le chef d’entreprise d’un business qui scale sait exactement combien de rendez-vous qualifiés il doit générer chaque semaine ou chaque mois pour atteindre ses objectifs de chiffre d’affaires.
Ce KPI permet aussi de détecter rapidement un problème d’acquisition ou de relance.
Par exemple, si vous avez 100 prospects qualifiés dont vous avez le numéro de téléphone, le but du setting est d’acquérir 5 à 10 nouveaux rendez-vous qualifiés.
KPI #2 : TAUX D’ANNULATION AVANT LE RENDEZ-VOUS
L’annulation d’un rendez-vous diffère du no-show puisqu’il concerne les annulations pour raison de contretemps et non pas pour un manque d’intérêt.
Ce KPI mesure la solidité du message en amont et du process de confirmation.
Un taux élevé indique souvent un manque de clarté sur la promesse, une mauvaise qualification ou un manque de valeur perçue.
En pratique, le taux d’annulation doit être inférieur à 30 % et dans l’idéal, inférieur à 10 %.
KPI #3 : LE TAUX DE NO-SHOW
Le no-show représente l’absence d’un prospect au rendez-vous Google Meet / Zoom… sans motif précis.
Voici 4 actions concrètes à réaliser pour maximiser le taux de présence
Le taux de no-show révèle un manque d’engagement de la part des prospects.
Un prospect qui ne se présente pas n’était, dans la majorité des cas, pas prêt à acheter.
Dans la plupart des business, un taux de no-show compris entre 20 et 30 % est considéré comme normal.
En revanche, passer sous les 20 % est le signe d’un excellent travail de qualification, de rappel et d’engagement du prospect.
Un bon setting réduit drastiquement ce KPI grâce aux rappels, au recadrage et à la montée en valeur avant le RDV.
KPI #4 : LE TAUX DE SHOW-UP (PRÉSENCE EN RENDEZ-VOUS)
Pour chaque appel réservé, le setter doit confirmer le rendez-vous en envoyant un message privé via WhatsApp pour s’assurer d’un bon taux de show-up.
Il permet de protéger le temps du closer et d’améliorer la performance globale sans augmenter le budget marketing.
Un taux de présence supérieur à 70 % constitue le minimum attendu. Entre 70 et 85 %, le process est déjà solide, et au-delà de 85 %, on parle d’un setting très performant qui protège efficacement le temps du closer.
On peut parfois penser qu’un setter n’est pas utile, mais c’est à travers ce KPI qu’on révèle toute son importance.
Un show-up élevé est souvent le signe d’un process de setting bien structuré.
KPI #5 : LE TAUX DE NO-BUDGET
Ce KPI indique si les bons profils arrivent réellement aux rendez-vous.
Un taux trop élevé signifie que le prospect n’a jamais eu la capacité d’acheter, ou que le budget n’a pas été correctement abordé en amont.
Lorsque ce taux dépasse 50 %, cela révèle presque toujours un problème de ciblage Meta ou de qualification.
À l’inverse, un taux compris entre 20 et 30% est sain, et passer sous les 20 % traduit un travail de setting particulièrement efficace.
Le rôle du setter est précisément d’éliminer ces situations avant le closing.
KPI #6 : LE TAUX DE TIMING NON FAVORABLE
Il mesure le décalage entre l’offre et la maturité du prospect.
Un prospect peut avoir le budget, mais ne pas être prêt à passer à l’action maintenant.
Un taux de mauvais timing inférieur à 30 % est globalement correct. Lorsqu’il se situe entre 10 et 20 %, le setting est bien maîtrisé, et en dessous de 10 %, cela montre une excellente capacité à détecter la maturité réelle des prospects avant le rendez-vous.
Un bon setting permet de détecter ces cas et de les orienter vers un suivi ou une relance adaptée.
KPI #7 : LE TAUX DE « DÉJÀ CLIENT » OU PROFIL HORS CIBLE
Ce KPI permet de vérifier si le tunnel attire les bonnes personnes.
Un taux élevé peut signaler un message trop large, un mauvais ciblage ou un recyclage excessif de la base existante.
Il est essentiel pour ajuster la communication et éviter de saturer les équipes commerciales avec des profils non prioritaires.
KPI #8 : LE TAUX DE LEADS, À RELANCER / R2
Un business mature ne jette jamais un prospect tiède.
Ce KPI mesure la capacité du setting à créer de la valeur dans la durée grâce aux relances.
Sur certains tunnels, les R2 représentent 20 à 40 % de ventes finales.
Ignorer ce KPI, c’est laisser de l’argent sur la table.
KPI #9 : LE TAUX DE CLOSING BRUT
Il correspond au pourcentage de ventes réalisées sur l’ensemble des rendez-vous posés.
C’est un indicateur intéressant, mais insuffisant s’il est seul, car il mélange rendez-vous qualifiés et non qualifiés.
Il doit toujours être analysé en complément du taux de closing qualifié.
KPI #10 : LE TAUX DE CLOSING QUALIFIÉ
C’est le KPI le plus important quand un business commence à scaler.
Il mesure le pourcentage de ventes réalisées uniquement sur les rendez-vous réellement qualifiés.
Dans un business structuré, un taux de closing qualifié supérieur à 20 % est le minimum attendu.
Lorsqu’il se situe entre 20 et 40 %, la performance est bonne, et au-delà de 40 %, le process de setting et de closing est considéré comme excellent.
Un taux élevé ici prouve que le setting fait parfaitement son travail.
KPI #11 : LE PIPELINE DES OPPORTUNITÉS
Le pipeline donne une vision claire et chiffrée des ventes potentielles à venir.
Il permet d’anticiper le chiffre d’affaires futur et d’éviter les décisions prises dans l’urgence.
Un pipeline bien suivi apporte de la sérénité et de la visibilité au chef d’entreprise.
KPI #12 : LE COMPARATIF AVEC LES PRÉCÉDENTES MÉTRIQUES
C’est le KPI de maturité par excellence. Pour cela, je vous recommande d’utiliser un logiciel de CRM comme Airtable, Kombineo…pour centraliser et suivre l’évolution de la relation avec les prospects et clients, en temps réel.
Comparer les données dans le temps permet d’identifier les tendances, les décrochages et les leviers d’optimisation.
Un business qui scale regarde l’évolution des chiffres, pas une photo isolée.
Conclusion
Le setting n’est pas un simple poste intermédiaire entre le marketing et le closing.
C’est le véritable moteur de performance commerciale d’un business qui scale.
Mettre en place et mesurer les 7 KPI indispensables du setting / closing (RDV qualifiés, annulation, no-show, show-up, no budget, mauvais timing et closing qualifié) permet d’augmenter les ventes sans augmenter le budget publicitaire.
Ce n’est pas une question de talent, mais de process et de pilotage.
