Organiser un séminaire : quels sont les frais à prévoir

Organiser un séminaire : quels sont les frais à prévoir

La 3ème édition de mon séminaire Business Internet en Or aura lieu les 16 et 17 octobre 2021 à Paris au Pavillon Cambon Capucines.

Cette fois-ci, à 99,9%, ce sera la bonne date, car les événements reprennent (un membre de mon équipe a participé à un séminaire de 700 personnes le week-end dernier à Paris).

Organiser un SÉMINAIRE

Si un jour, vous organisez un événement, je vous recommande de sélectionner le lieu au moins 6 mois à l'avance. Plus vous organisez un événement à l'avance, plus vous avez une marge de négociation et plus vous aurez un rapport de force en votre faveur.

À l'inverse, si le séminaire a lieu à l'arrache, moins vous aurez une marge de négociation et plus vous payerez le prix fort. C'est tout bêtement l'offre et la demande.

En raison de la pandémie du Covid-19, de nombreux événements se sont vus reportés. Le choix est donc limité.

Les frais à prévoir

Voici la liste de tous les coûts à prévoir lorsque vous organiserez un séminaire :

La liste des frais ci-dessous n'est pas classée par ordre croissant.

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15 frais pour un séminaire

Frais numéro 1 : Les frais STRIPE et PAYPAL

Quand vous vendez des places de votre séminaire, enlevez toujours les commissions STRIPE et PAYPAL pour le calcul final du budget de l'événement. C'est environ 2% à 3% de frais.

Frais numéro 2 : 1 photographe PRO

C'est pour moi celui qui a la plus grosse pression sur les épaules, car les photos sont ce qui reste d'un événement. En bonus, je vous invite à imprimer un album photo BEST-OF du séminaire. Cela vous fera des souvenirs dans 10-20 ans.

Frais numéro 3 : L'équipe vidéo professionnelle

Pour moi, l'équipe vidéo a 4 fonctions :

-Filmer le séminaire (= vendre le replay + avoir le replay du séminaire pour le donner en bonus d'un programme à d'autres clients).
-Obtenir des témoignages en vidéo du séminaire.
-Réaliser une bande-annonce (pour vendre l'événement suivant, le replay de l'événement + cela vous fera un souvenir personnel et professionnel de votre business).
-Gérer la logistique technique (équiper les speakers...)

Frais numéro 4 : Le lieu du séminaire ALL INCLUSIVE avec la nourriture

Si vous réalisez un séminaire d'une journée, il faut prévoir une demi-journée ou une journée de plus pour l'installation afin que la salle complète soit prête.

Par exemple, je réserve un lieu le vendredi après-midi, le samedi de 8 h à 22 h et le dimanche de 8 h à 19 h. Quand les participants arrivent le samedi matin, tout est déjà prêt et il n'y a pas de stress.

Frais numéro 5 : Les badges

C'est ce qui permet le networking entre les participants + c'est ce qui permet de valider son entrée avec la sécurité du lieu du séminaire.

Frais numéro 6 : Les cahiers

Pour prendre les notes des excellentes informations du séminaire.

Frais numéro 7 : Les stylos

Pour écrire les meilleures infos que l'on reçoit dans un événement.

Frais numéro 8 : Les ROLL UP & KAKEMONOS

C'est pour votre personnel branding. C'est utile pour savoir qui est l'organisateur de l'événement lorsque les participants partagent en live le séminaire sur les réseaux sociaux avec des photos, vidéos, lives...

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Frais numéro 9 : Le budget publicitaire (YouTube et Facebook)

Vous connaissez mon AMOUR pour YouTube et mon DÉSAMOUR pour FACEBOOK. L'intégralité du budget pub pour mon événement aura lieu sur YouTube, mais vous pouvez faire les 2. Le budget pub permet à l'intégralité de votre communauté d'être au courant que vous réalisez un événement.

Frais numéro 10 : Le staff + des bénévoles + les hôtesses

Le staff peut être fourni avec le lieu de l'événement. Le staff permet de donner les badges, cahiers, goodies...Les hôtesses s'occupent du vestiaire et permettent de donner, récupérer les affaires des participants (manteaux, sac à main, sacoche...).

Je prends des bénévoles pour donner les micros aux participants lors des sessions de questions/réponses avec les speakers...

STAFF + les BÉNÉVOLES + les HÔTESSES = TRIO GAGNANT

Frais numéro 11 : Le VIP (repas additionnel) + journée additionnelle

Je fais toujours un dîner seulement avec les membres VIP du séminaire le dimanche soir + les speakers de l'événement. Pour finir, vous pouvez proposer comme moi une journée additionnelle le lendemain de votre événement en mode MASTERMIND. Les gens adorent.

Frais numéro 12 : Les GOODIES

Si vous souhaitez offrir des cadeaux à vos clients, réfléchissez aux goodies.

Les FRAIS ADDITIONNELS FACULTATIFS

Frais numéro 13 : L'hébergement des SPEAKEURS

Plus vous voulez monter en gamme dans votre événement, plus je vous invite à prendre en considération la valeur temps de vos intervenants. Vous pouvez les héberger, trouver un deal gagnant-gagnant avec eux...

Bref, comme à chaque fois, il faut faire une STRATÉGIE WIN - WIN.

Frais numéro 14 : Les médias

Pas forcément pour votre 1er événement. Mais réfléchissez pour le futur à avoir un journaliste dans votre réseau pour des articles, des vidéos, des reportages presse de votre événement.

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Frais numéro 15 : Une GUEST STAR

Ma définition d'une GUEST STAR : Que son nom soit connu dans la rue.

2 exemples concrets :

-Florence Foresti. Quasi tout le monde connait son nom et sait qui c'est dans la rue.
-Tony PARKER : Quasi tout le monde connait son nom et sait qui c'est dans la rue.

Ensuite, il faut trouver des noms qui soient en relation avec votre activité et qui défendent les mêmes valeurs que vous.

Je ne vais pas encore mettre de guest star à mon événement. C'est juste la cerise sur le gâteau. Mais il est probable qu'il y ait une guest star en 2022.

Note IMPORTANTE : La facture d'un événement augmente de 40% ou se divise de 40% par rapport à la nourriture.

Exemple fictif concret : Si votre événement coûte 100 000 euros et que vous mettez la nourriture à disposition (café d'accueil, déjeuner + pause), vous aurez 40 000 euros de bouffe. Sans la nourriture, l'événement coûte 60 000 euros.

C'est pour cette raison que la nourriture est rarement incluse dans un événement. Je conseille toutefois de l'offrir, car les gens vous font confiance et en leur disant de manger dans un "TRUCK" ou un restaurant, vous cassez le RÉSEAUTAGE.

Mais sachez que la facture est ZEN ou SALÉE en fonction de la bouffe. 😂

CONCLUSION

Organiser un séminaire est équivalent à l'organisation d'un mariage. Je vous ai mis 15 critères à prendre en compte pour mettre votre événement en place.

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