Si un jour, tu organises un événement, je te recommande de sélectionner le lieu au moins 6 mois à l’avance.
Plus tu organises un événement à l’avance, plus tu as une marge de négociation et plus tu auras le rapport de force en ta faveur.

À l’inverse, si le séminaire a lieu à l’arrache, moins tu auras une marge de négociation et plus tu payeras le prix fort. C’est tout bêtement l’offre et la demande.

Si un jour, tu organises un événement, voici la liste de tous les coûts que je t’invite à prendre en compte afin de faire le meilleur événement possible en fonction de ton budget.

Voici la liste de tous les coûts de mon propre séminaire :

Frais numéro 1 : Les frais STRIPE et PAYPAL

Quand tu vends des places de ton séminaire, enlève toujours les commissions STRIPE et PAYPAL pour le calcul final du budget de l’événement. C’est environ 2 à 3% de frais.

Frais numéro 2 : 1 photographe PRO

C’est pour moi celui qui a la plus grosse pression sur les épaules car les photos sont ce qui restent d’un événement. En bonus, je t’invite à imprimer un album photo BEST-OF du séminaire. Cela te fera des souvenirs dans 10-20 ans.

Frais numéro 3 : L’équipe vidéo professionnelle

Pour moi, l’équipe vidéo a 3 fonctions :

–Filmer le séminaire (= vendre le replay + avoir le replay du séminaire pour le donner en bonus d’un programme)
–Obtenir des témoignages en vidéo du séminaire 
–Réaliser une bande-annonce (pour vendre l’événement suivant, le replay de l’événement + cela te fera un souvenir personnel et professionnel de ton business)

Frais numéro 4 : Le lieu du séminaire ALL INCLUSIVE avec la BOUFFE 

Si tu réalises un séminaire d’une journée, il faut prévoir une demi-journée ou une journée de plus pour l’installation afin que la salle complète soit prête.

Par exemple, je réserve un lieu le vendredi après-midi, le samedi de 8 h à 22 h et le dimanche de 8 h à 19 h.
Quand les participants arrivent le samedi matin, tout est déjà prêt et il n’y a pas de stress.

Frais numéro 5 : Les badges 

C’est ce qui permet le networking entre les participants + c’est ce qui permet de valider son entrée avec la sécurité du lieu du séminaire.

Frais numéro 6 : Les cahiers 

Pour prendre les notes des excellentes informations du séminaire. 😛

Frais numéro 7 : Les stylos 

Pour écrire les meilleures infos que l’on reçoit dans un événement.

Frais numéro 8 : Les ROLL UP

C’est pour ton branding personnel. C’est utile pour savoir qui est l’organisateur de l’événement lorsque les participants partagent en live le séminaire sur les réseaux sociaux avec des photos, vidéos, lives…

Frais numéro 9 : Le budget publicitaire (Youtube et Facebook)

Personnellement, tu connais mon AMOUR pour YouTube et mon DÉSAMOUR pour FACEBOOK. lol
L’intégralité du budget pub pour mon événement aura lieu sur Youtube mais tu peux faire les 2. Le budget pub permet que l’intégralité de ta communauté soit au courant que tu réalises un événement.

Frais numéro 10 : Le staff + des bénévoles + les hôtesses

Le staff peut être fourni avec le lieu de l’événement. Le staff permet de donner les badges, cahiers, goodies,…

Les hôtesses permettent de donner, récupérer les affaires des participants (manteaux, sac à main, sacoche…).

Perso, je prends des bénévoles pour donner les micros aux participants lors des sessions de questions/réponses avec les speakeurs…

STAFF + les BÉNÉVOLES + les HÔTESSES = TRIO GAGNANT

Frais numéro 11 : Le VIP (repas additionnel) + journée additionnelle

Personnellement, je fais toujours un dîner seulement avec les membres VIP du séminaire le dimanche soir + les speakeurs de l’événement. Pour finir, tu peux proposer comme moi une journée additionnelle le lendemain de ton événement en mode MASTERMIND. Les gens adorent.

Les FRAIS ADDITIONNELS FACULTATIFS :

Frais numéro 12 : L’hébergement des SPEAKEURS

Plus tu veux monter en gamme dans ton événement, plus je t’invite à prendre en considération la valeur temps de tes intervenants. Tu peux les héberger, trouver un deal gagnant-gagnant avec eux…

Bref, comme à chaque fois, il faut faire une STRATÉGIE WIN – WIN.

Frais numéro 13 : Les médias

Pas forcément pour ton 1er événement. Mais penses pour le futur à avoir un journaliste dans ton réseau pour des articles, des vidéos, des reportages presse de ton événement.

Frais numéro 14 : Une GUEST STAR

Ma définition d’une GUEST STAR : Que son nom soit connu dans la rue.

2 exemples concrets :

-Florence Foresti. Quasi tout le monde connait son nom et sait qui c’est dans la rue
-Tony PARKER : Quasi tout le monde connait son nom et sait qui c’est dans la rue

Ensuite, il faut trouver des noms qui soient en relation avec ton activité et qui défendent les mêmes valeurs que toi.

Personnellement, je ne sais pas encore si je vais mettre une guest star à mon événement. C’est juste la cerise sur le gâteau.

Frais numéro 15 : Les GOODIES

Si tu souhaites offrir des cadeaux à tes clients, réfléchis aux goodies.

Note IMPORTANTE : La facture d’un événement augmente de 40% ou se divise de 40% par rapport à la bouffe.

Exemple fictif concret : Si ton événement coûte 100 000 euros et que tu mets la bouffe (café d’accueil, déjeuner + pause), tu en auras pour 40 000 euros de bouffe. Sans la bouffe, l’événement coûte seulement 60 000 euros.

C’est pour cette raison qu’il y a rarement la bouffe dans un événement. Je conseille de mettre la bouffe personnellement car les gens te font confiance et leur dire de manger dans un « TRUCK » ou un restaurant, tu casses le RÉSEAUTAGE.

Mais sache que la facture est ZEN ou SALÉE en fonction de la bouffe. LOL