Aujourd’hui, comme dans les vidéos précédentes, c’est Jonathan, son frère, qui va vous partager une méthode pour gagner du temps au niveau de votre comptabilité. J’aime bien le dire souvent dans les vidéos, c’est que la comptabilité, ça apporte zéro valeur à vos clients. Il n’y a aucun de vos clients qui va acheter vos produits, parce que vous avez bien fait votre comptabilité, vous avez bien préparé vos documents. Les clients n’en sont pas intéressés à moins que vous soyez comptable ou que vous soyez dans cette thématique-là. Donc, il faut vraiment au maximum l’optimiser, y passer le moins de temps possible pour pouvoir concentrer votre temps, votre énergie sur des choses à plus forte valeur ajoutée, c’est-à-dire ce pour quoi vos clients vous paient.
Je vais vous montrer comment faire ça de la façon la plus simple possible en vous montrant l’exemple, avec à la fois ma société et la société de Maxence à Hong Kong. Je ne sais pas exactement comment c’est en France, mais en tout cas, on peut tout faire à distance, en scannant les documents, en les conservant sur un dossier Dropbox. Et ça suffit pour la comptabilité.
Un dossier par mois pour chaque client
Comment ça se passe pour chaque mois ? Vous allez avoir un dossier avec les reçus de vos clients, l’argent qui rentre dans le compte de votre entreprise. Les dépenses, donc l’argent qui sort de votre entreprise, et les relevés. Ce que vous voyez, moi c’est en anglais, parce que justement à Hong Kong ou en Estonie, je travaille avec des comptables qui sont anglophones, mais sinon, vous pouvez le mettre en français, l’équivalent ça serait reçu paiement des clients, dépenses, et relevés bancaires, relevés Paypal, relevés Stripe. Vous voyez que c’est super simplifié, c’est super simple de faire comme ça.
Comment vous allez vous y prendre ? Chaque mois, vous allez avoir ces trois dossiers-là, et vous allez mettre dedans toutes vos informations. Pour vraiment passer dans le zéro papier, l’Estonie là où j’habite, c’est vraiment un pays qui veut promouvoir le zéro papier, qui veut faire en sorte que tout soit en ligne, que vous y passiez le moins de temps possible pour que vous passiez le plus de temps possible au contraire sur votre activité, sur votre cœur de métier, pour ce sur quoi vos clients vous paient, pour ce sur quoi, vous apportez le plus de valeur.
Comment faire pour être vraiment sur le zéro papier ?
Chaque fois que vous avez un document, déjà au niveau des rentrées d’argent de vos clients, souvent, si vous avez des paiements par Stripe, par Paypal, vous pouvez utiliser le logiciel Quaderno. En fait, ça va générer des factures en automatique. C’est ce logiciel-là. Dès que quelqu’un paie par Paypal ou paie par Stripe, automatiquement, ça va générer une facture. Cette facture-là, vous la récupérez et votre client la reçoit. Donc, la personne a sa facture. Vous, vous avez également une facture pour mettre dans votre dossier pour la comptabilité. C’est automatisé, vous n’avez pas besoin de vous embêter avec ça.
Je peux vous montrer un exemple. Sur ma Dropbox justement, je suis sur Compte Invoice. Avec le logiciel Quaderno, vous pouvez avoir ce genre de reçu. Pour chaque transaction, vous avez un reçu de ce genre. C’est automatisé, alors vous ne vous en occupez pas, c’est fait en automatique.
Ensuite, comment faire pour numériser… Vous faites une dépense, par exemple vous achetez quelque chose, vous avez le reçu cette fois sur papier à la caisse au lieu de l’avoir sur PDF, comment est-ce que vous pouvez faire ? Il faut savoir que sur Dropbox, vous avez une application qui vous permet de numériser vos documents. Vous avez également Scannable avec Evernote. Ce qui est bien, c’est que l’application Dropbox, directement, vous pouvez mettre le document que vous venez de numériser dans un dossier Dropbox qui correspond pour votre comptabilité. Vous voyez que là, j’utilise Dropbox, directement je peux mettre dans un dossier.
La mécanique à instaurer via Dropbox
Imaginons que vous avez un reçu, vous voyez un exemple. J’ai un reçu papier, tout ce qu’il y a de plus normal. Vous ouvrez votre application Dropbox sur votre Smartphone. Il y a un bouton comme ça, vous cliquez sur le bouton + ici. Ensuite, ça va vous ouvrir une fenêtre qui vous dit : Numériser le document, transférer des photos, créer ou transférer un fichier. Donc, vous cliquez sur « Numériser le document ». Ça va vous le scanner. Les bordures bleues, c’est l’application Dropbox qui détecte automatiquement le document.
Evitez de mettre un fond blanc derrière, parce que sinon, l’application va s’y perdre. Mais vous mettez n’importe quel type de couleur, vous posez votre document sur une table, n’importe où. Une fois que c’est numérisé, vous voyez que ça ressemble à ça. On peut très bien lire, vous voyez que ce n’est pas flou pour le comptable. Il peut le lire sans souci. Donc, vous descendez comme ça. Ensuite, vous allez l’enregistrer. Vous cliquez ici sur « Enregistrer » et vous le mettez dans le dossier qui correspond. Comme ça, juste après, vous retrouvez vos documents dans le dossier. Je peux vous montrer tout simplement un exemple. Là je vais dans le Dropbox de mon entreprise Spending. Par exemple, j’ai mes reçus qui sont là.
Vous vous retrouvez zéro papier. Moi je le fais suivant dans les minutes qui suivent, juste après que j’ai mon reçu, je numérise. Après, soit je les mets à la poubelle ou je les mets dans une boîte, mais je n’en entends plus parler, c’est fait. Sur la comptabilité, c’est galère. Vous laissez tout traîner, vous vous en fichez et un beau jour, on vous demande de préparer toutes les transactions, tous les documents, là vous vous retrouvez dans la m***. Mince, j’aurais dû préparer à l’avance, comment je vais faire ? Alors que là, vous faites ça au fur et à mesure, comme ça, ça vous prend quelques secondes. Vous voyez, ce n’est pas très compliqué de numériser. Si vous avez déjà le reçu en PDF, si vous achetez Aweber, des choses comme ça, vous avez le reçu directement en PDF, c’est bon, il n’y a pas de souci sinon, vous le numérisez. Il suffit d’avoir trois dossiers. Un dossier, l’argent qui rentre, l’argent qui sort, les relevés pour s’y retrouver, relevés PayPal, relevés avec Stripe. Alors Stripe, il n’y a pas de relevé, mais vous avez un fichier CSV affiché Excel, dans lequel il y a toutes les transactions qui sont reprises. Donc, vous donnez ça pour le comptable, ça fait l’affaire, comme ça, vous êtes tranquille et vous n’avez plus à vous prendre la tête au niveau de votre comptabilité.
J’espère que ça va vous aider pour que vous passiez le plus de temps possible sur des choses à plus forte valeur ajoutée, que vous ne perdiez pas votre temps, votre énergie sur de l’administratif, sur de la bureaucratie, des choses qui prennent du temps, qui n’apportent pas beaucoup et même aucune valeur à vos clients. C’est juste qu’il faut le faire par rapport à la réglementation. Sinon, on s’en passerait bien. Donc, n’hésitez pas à mettre ça en place pour gagner du temps. N’hésitez pas à liker cette vidéo, n’hésitez pas à la partager pour que davantage de personnes puissent en bénéficier.
